แบบทดสอบ

หากจินตนาการถึงการจัดการข้อมูลที่นิยมทำกันในปัจจุบัน ในคลีนิกแห่งหนึ่งมีการเก็บรวบรวมข้อมูลคนไข้ที่มารับการรักษา ข้อมูลที่ต้องการเก็บ ได้แก่ ประวัติส่วนตัวของคนไข้ อาการที่มารับการรักษา วิธีการรักษา และผลการรักษา วิธีหนึ่งที่ทำกันก็คือการจดบันทึกข้อมูลทั้งหมดลงบนกระดาษและเก็บกระดาษนั้นไว้ ถ้ามีข้อความซ้ำกัน เช่น ชื่อ และที่อยู่ของคนไข้ ฯลฯ เจ้าหน้าที่ต้องเขียนทุกใบก็จะเป็นการเสียเวลา ดังนั้นทางคลีนิกอาจใช้วิธีจ้างโรงพิมพ์พิมพ์แบบฟอร์มขึ้นมาเพื่อให้การกรอกข้อมูลง่ายขึ้น ลองพิจารณาตัวอย่างของแบบฟอร์มที่คลีนิกแห่งหนึ่งใช้ ตามรูปที่ 3.1

รูปที่ 3.1 ตัวอย่างแบบฟอร์มบัตรคนไข้

ในการจัดข้อมูลนี้ ทางคลีนิกใช้ตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่สำหรับเก็บกระดาษแบบฟอร์มและดำเนินการเก็บเรียงไว้ในลิ้นชัก เมื่อมีคนไข้ใหม่เพิ่มขึ้นก็เพิ่มต่อกระดาษแบบฟอร์มใหม่เข้าไป ลักษณะการจัดการข้อมูลดังกล่าวเปรียบเทียบได้กับการจัดการแฟ้มข้อมูลที่ใช้ทางคอมพิวเตอร์นั่นเอง

เมื่อพิจารณาบัตรคนไข้ จะเห็นว่า ข้อมูลที่อยู่บนบัตรมีความหมายต่าง ๆ กัน การที่ข้อมูลแสดงความหมายได้จะต้องประกอบด้วยส่วนข้อมูลที่พิมพ์บนบัตร กับส่วนข้อมูลที่กรอกเพิ่มเติม ส่วนข้อมูลที่พิมพ์บนบัตรคือส่วนที่อธิบายเนื้อหาลักษณะของข้อมูลที่ต้องการ ทำให้ส่วนข้อมูลที่กรอกเพิ่มเติมคือตัวข้อมูลชัดเจนขึ้น และทำให้ควบคุมการใช้ตัวข้อมูลให้เกิดประโยชน์กว้างขวางขึ้น การจะใช้งานข้อมูลให้ได้ผล จึงต้องมีทั้งตัวข้อมูลและคำอธิบายเนื้อหาลักษณะของข้อมูล

หากพิจารณาถึงการจัดการข้อมูลจะหมายถึงการจัดเก็บข้อมูล-การเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการใช้งาน ในการเรียกใช้ข้อมูลเมื่อมีคนไข้มาติดต่อ เจ้าหน้าจะต้องค้นหาข้อมูลเดิมของคนไข้ ทางหนึ่งที่ทำได้คือตรวจดูข้อมูลบนบัตรแบบฟอร์มทีละใบตั้งแต่ใบแรกจนพบ การค้นหาวิธีนี้อาจเสียเวลาบ้าง แต่หากการจัดเก็บข้อมูลมีการจัดเรียงชื่อตามตัวอักษร เช่น ก ข ค… ไว้แล้ว เมื่อทราบชื่อคนไข้และค้นหาตามตัวอักษรก็จะพบข้อมูลได้เร็วขึ้น

ระบบฐานข้อมูลเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานประจำวัน การตัดสินใจของผู้บริหารจะกระทำได้รวดเร็ว ถ้ามีข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอ จึงมีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศดังกล่าว แต่การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่ทำให้ระบบมีระเบียบแบบแผนที่ดี การเก็บข้อมูลนั้นผู้จัดเก็บจำเป็นต้องทำการแยกแยะ และพยายามหาทางลดขนาดของข้อมูลให้สั้นที่สุด แต่ให้ได้ความหมายในตัวเองมากที่สุด โดยปกติข้อมูลที่ต้องการเก็บมีเป็นจำนวนมาก เช่น บริษัทแห่งหนึ่งมีข้อมูลเก็บเป็นจำนวนหลายแฟ้ม การเก็บข้อมูลจึงจำเป็นต้องแยกกลุ่มออกจากกัน แต่ข้อมูลระหว่างกลุ่มก็อาจจะมีความสัมพันธ์หรือเกี่ยวข้องกันได้ ความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มนี้เองเป็นส่วนที่ทำให้เกิดระบบฐานข้อมูล ซึ่งเป็นศาสตร์ที่จำเป็นต้องเข้าใจหลักการและวิธีการเพื่อให้เกิดการเก็บ เรียกหา ค้นหา หรือใช้งานข้อมูลได้ประสิทธิภาพสูงสุด จึงมีการแยกกลุ่มข้อมูล โดยยึดหลักการพื้นฐานว่าข้อมูลแต่ละกลุ่มจะเป็นสิ่งที่มองเห็นหรือจับต้องได้ เช่น คน สิ่งของ สินค้า สถานที่ ข้อมูลแต่ละกลุ่มที่แยกนี้เรียกว่า เอนทิตี (entity) โดยสรุปเอนทิตี หมายถึง สิ่งที่เราสามารถมองเห็นภาพลักษณ์ได้ โดยข้อสนเทศของเอนทิตีจะสามารถแยกออกได้เป็นสองส่วน คือ เนื้อหาและข้อมูล

สำหรับเนื้อหาของเอนทิตีชนิดเดียวกันจะมีลักษณะเหมือนกัน แต่ส่วนของข้อมูลจะแตกต่างกันออกไป เนื้อหาจึงเป็นส่วนที่จะบอกรายละเอียดเพื่อขยายข้อมูลให้ได้ความหมายครบถ้วนยิ่งขึ้น พิจารณาจากระบบข้อมูลโดยดูตัวอย่างเอนทิตีของบุคลากรของบริษัทแห่งหนึ่ง ในตารางที่ 3.1

ตารางที่ 3.1 ตัวอย่างเอนทิตีของบุคลากร

เอนทิตี	เนื้อหา	ข้อมูล
บุคลากร	ชื่อ	นายแดง สะอาดดี
	อาชีพ	พนักงานขับรถ
	เพศ	ชาย
	อายุ	35 ปี

โดยปกติเอนทิตีต่างกันก็จะมีเนื้อหาที่แตกต่างกันออกไปด้วย เช่น เอนทิตีของบุคลากรจะแตกต่างจากเอนทิตีของสินค้าซึ่งมีรายละเอียดตามตารางที่ 3.2

ตารางที่3.2 ตัวอย่างเอนทิตีของสินค้า

เอนทิตี	เนื้อหา	ข้อมูล
สินค้า	รหัสสินค้า	0253
	ชื่อสินค้า	ทรานซิสเตอร์
	จำนวนสินค้า	100 ตัว
	ราคาสินค้า	15 บาท

การใช้คอมพิวเตอร์จัดการระบบฐานข้อมูลนั้น ข้อมูลของเอนทิตีต่าง ๆ จะได้รับการนำไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ข้อมูลที่เก็บไว้อาจได้รับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมหรือตัดออกได้ การเก็บข้อมูลจะทำการเก็บข้อมูลไว้หลาย ๆ เอนทิตี และเมื่อมีการเรียกใช้อาจนำเอาข้อมูลจากหลาย ๆ เอนทิตีนั้นมาสัมพันธ์กันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

ดังนั้นในการเก็บข้อมูลเข้าในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ จำเป็นต้องบ่งบอกลักษณะของข้อมูลของเอนทิตีนั้น ๆ ให้แน่นอน โดยปกติการกำหนดลักษณะของข้อมูลจะกำหนดในรูปแบบตัวอักษรหรือตัวเลข ดังตัวอย่างเอนทิตีของลูกค้า ในตาราง 3.3

ตารางที่ 3.3 การกำหนดลักษณะการจัดเก็บข้อมูลของเอนทิตีของลูกค้า

เนื้อหา	ข้อมูล	ลักษณะของข้อมูล
รหัสลูกค้า	832501	ตัวอักษร 6 ตัว
ชื่อลูกค้า	บริษัท ร่วมค้า จำกัด	ตัวอักษร 30ตัว
ที่อยู่	235/8 ถนนเพชรบุรี	ตัวอักษร 30ตัว
โทรศัพท์	2253581	ตัวอักษร 7ตัว
หนี้ค้างชำระ	4000	ตัวอักษร 8ตัว

การมองลักษณะของเอนทิตีดังได้กล่าวนี้อาจมองในรูปแบบของแฟ้มข้อมูลก็ได้ รายละเอียดของข้อสนเทศที่จะนำมาใช้ได้ต้องประกอบด้วยเนื้อหา ข้อมูล และลักษณะของข้อมูล สำหรับลักษณะของข้อมูลในแฟ้มข้อมูลเรียกว่า โครงสร้างแฟ้ม (file structure) ส่วนตัวข้อมูลที่เก็บนี้จะเป็นข้อมูลที่เก็บไว้ในหน่วยความจำนั่นเอง

การจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ที่ถือว่ามีประสิทธิภาพ คือ การใช้เนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูลน้อยที่สุด และจะต้องเรียกค้นหาข้อมูลได้ง่าย ดังนั้นจึงมีการแบ่งเอนทิตีออกเป็นส่วนย่อย ๆ เพื่อใช้เรียกข้อมูลย่อย ส่วนย่อยของเอนทิตีนี้เรียกว่า เขตข้อมูล (field) ดังตัวอย่างโครงสร้างแฟ้ข้อมูลลูกค้าในตารางที่ 3.4

ตารางที่ 3.4 ตัวอย่างโครงสร้างแฟ้มข้อมูลลูกค้า

เนื้อหา		ข้อมูล	ลักษณะของข้อมูล
ชื่อเขตข้อมูล	ความหมาย		ชนิด	จำนวนตัวอักษร
IDNO	รหัสลูกค้า	832501	ตัวอักษร	6
NAME	ชื่อลูกค้า	บริษัท ร่วมค้า	ตัวอักษร	30
ADDR	ที่อยู่	235/8 ถนนเพชรบุรี	ตัวอักษร	30
TELNO	โทรศัพท์	2253581	ตัวอักษร	7
DEBT	หนี้ค้างชำระ	4000	ตัวเลข	8

เมื่อนำเขตข้อมูลทั้งหมดของแฟ้มมาวางเรียงกัน จะเกิดรูปแบบที่ทางคอมพิวเตอร์มองเห็น เรียกว่า ระเบียน (record) ซึ่งสามารถใช้เป็นเครื่องบ่งบอกถึงโครงสร้างของแฟ้มนั้นได้ เช่น แฟ้มลูกค้า มีโครงสร้างระเบียนตามตารางที่ 3.5

ตารางที่ 3.5 ตัวอย่างโครงสร้างระเบียนของแฟ้มข้อมูลลูกค้า

IDNO

NAME

ADDR

TELNO

DEBT

ในแต่ละระเบียนอาจเลือกเขตข้อมูลหนึ่ง ซึ่งสามารถบ่งบอกความแตกต่างของข้อมูลให้ทราบได้อย่างมีนัยสำคัญมาเป็นตัวบ่งชี้ความแตกต่างของระเบียนแต่ละระเบียน ซึ่งเรียกว่า กุญแจ (key) เช่น ระเบียนของลูกค้าอาจเลือกเขตข้อมูล NAME เหมือนกัน แสดงว่าเป็นรายเดียวกัน แต่ถ้าไม่ เหมือนกันแสดงว่าเป็นคนละรายกัน

ในระบบความสัมพันธ์ของฐานข้อมูลที่กล่าวถึงนี้เป็นระบบฐานข้อมูลที่มีการเก็บข้อมูลเป็นแฟ้ม แต่ละแฟ้มอาจเก็บไว้ในรูปตารางสองมิติ โดยความสัมพันธ์ของข้อมูลจะมีความสัมพันธ์ในเชิงแถว (row) และ สดมภ์ (column) ตามตัวอย่างในตารางที่ 3.6

ตารางที่ 3.6 ตัวอย่างความสัมพันธ์ของข้อมูลในแฟ้มข้อมูล

	สดมภ์ที่ 1	สดมภ์ที่ 2	สดมภ์ที่ 3
	รหัสคนไข้	ชื่อคนไข้	รหัสโรค
แถวที่ 1	230125	มะลิ บุญเกิด	7413
แถวที่ 2	230258	ดวงใจ นาเลิศ	6148

พิจารณาตารางที่ 3.6 จะพบว่า แต่ละแถวจะแสดงระเบียน แต่ละระเบียน แต่ละสดมภ์จะแสดงเขตข้อมูลต่าง ๆ แต่ละเขตข้อมูลที่มีชื่อกำกับบอกไว้ จะสังเกตได้ว่าความสัมพันธ์ของข้อมูลจะสัมพันธ์กันในแต่ละระเบียน โดยมีความหมายในตัวเองและไม่เกี่ยวข้องกับลำดับระเบียน

1. การแทรกคอลัทน์จะต้องใช้คำสั่งใดบนแถบเมนูคำสั่ง

 2. การแทรกแถววิธีการใดทำได้เร็วและสะดวกที่สุด

3. การแทรกเซลล์โดยข้อมูลในเซลล์เดิมจะ ถูกย้ายไปทางขวาจะทำได้ตามข้อใด

4. การแทรกแผ่นงานหลายแผ่นพร้อมกันจะต้องทำอย่างไร

 5. การลบเซลล์โดยที่ไม่มีผลต่อเซลล์อื่นต้องทำตามข้อใด

 6. การลบแถวหรือสดมภ์หลังจากเลือกแถวหรือสดมภ์ที่ต้องการลบแล้ว ขั้นตอนต่อไปปฏิบัติอย่างไร

 7. เมื่อแผ่นงานมีจำนวนมากเกินไป ต้องการลบแผ่นงานสามารถปฏิับัติได้ยกเว้นข้อใด 

 8. ข้อใดคือการย้ายข้อมูลที่ถูกต้องที่สุด

9. การคัดลอกข้อมูลโดยการเลือกรูปสัญลักษณ์การคัดลอกและวาง นอกจากเลือกบนแถบเครื่องมือมาตรฐาน สามารถทำได้โดยวิธี

ใดได้อีก

10. ผลแตกต่างระหว่างการย้ายข้อมูลกับการค้ดลอกข้อมูลเห็นได้ชัดเจนที่สุดคือ

Welcome to WordPress.com. This is your first post. Edit or delete it and start blogging!